Budżet kampanii
Część cyklu: Raportowanie współpracy
Uzgadnianie faktur z dostarczonymi materiałami
Sprawdź fakturę względem zamówionych filmów, publikacji i zmian zakresu. Zapisz braki i wyjaśnij różnice przed zamknięciem zlecenia.
Porównaj fakturę twórcy z zaakceptowanym zamówieniem, zmianami zakresu i potwierdzeniem wykonania. Zgodna kwota nie oznacza, że dostarczono wszystkie materiały. Opublikowany post nie wyjaśnia, czy obejmuje pliki lub późniejsze użycie treści.
Zbierz trzy zestawy dokumentów
Zbierz ustalenia zaakceptowane przez strony, listę odebranych rezultatów i fakturę. Przy współpracy przez agencję sprawdź, kto wystawia dokument i co obejmuje jej rozliczenie. Wewnętrzny plan marki nie zastępuje potwierdzonego zamówienia.
Faktura powinna zawierać dane niezbędne do identyfikacji transakcji, które określają przepisy. Te informacje pozwalają rozpoznać rozliczenie, ale nie zastępują dowodu odbioru konkretnego filmu lub publikacji. Ocenę dokumentu i skutków podatkowych oprzyj na sytuacji firmy.
Sprawdź każdą zamówioną pozycję
| Pozycja | Potwierdzenie wykonania | Pytanie przy rozbieżności |
|---|---|---|
| Film dla marki | Właściwy plik, wersje i decyzja o odbiorze. | Czy zamówiono także napisy lub drugi montaż? |
| Post u twórcy | Konto, identyfikator i data publikacji. | Czy dostarczono jedynie plik? |
| Raport po publikacji | Wynik właściwego materiału, okres i data odczytu. | Czy raport dotyczy tego posta? |
| Dodatkowa praca | Potwierdzona zmiana zakresu i odbiór rezultatu. | Czy nowa praca i cena były uzgodnione? |
Przy każdej pozycji zaznacz, czy została odebrana, czeka na akceptację lub wymaga wyjaśnienia. Sprzedaży nie używaj jako testu odbioru filmu, chyba że od określonego wyniku zależy wcześniej uzgodniona część wynagrodzenia.
Porównanie zamówionych i dostarczonych pozycji
- Film dla marki – zamówiono
- Wersja końcowa, napisy, montaż
- Film dla marki – dostarczono
- Plik wersji podstawowej bez napisów
- Post u twórcy – zamówiono
- Publikacja na profilu Instagram
- Post u twórcy – dostarczono
- Plik do przekazania, nie opublikowany
Wyjaśnij różnice przed zamknięciem
Brak rezultatu: sprawdź, czy materiał nadal czeka na przekazanie, akceptację albo publikację. „Otrzymano” nie znaczy „zatwierdzono”.
Inny zakres: porównaj dostarczone wersje z ostatnim potwierdzonym zamówieniem. Ustal, czy nowy materiał lub poprawka miały uzgodnioną cenę.
Różnica w fakturze: wskaż wystawcy konkretną niezgodność kwoty, danych lub opisu. Nie zmieniaj samodzielnie dokumentu; formalną korektę ustal z księgowością.
Przypisz fakturę do właściwego zlecenia i odnotuj, które świadczenia odebrano, a które są otwarte. Przy płatności etapowej nie traktuj każdej faktury jako końcowego rozliczenia. Prawa do późniejszego użycia treści sprawdź w osobnych ustaleniach.
Krok po kroku: uzgadnianie faktury z materiałami
- Sprawdź, czy wszystkie materiały zostały przekazaneBrak pliku do publikacji – czeka na dostarczenie
- Porównaj zakres z ostatnim potwierdzonym zamówieniemNowa wersja filmu z napisami – wymaga dodatkowej opłaty
- Ustal z księgowością formalną korektę dokumentuProśba o poprawkę faktury – nie zmieniaj jej samodzielnie
- Przypisz fakturę do zlecenia i zaznacz status wykonaniaOdebrano: film, raport częściowy; Otwarte: publikacja, napisy